2026年湖北省硬笔书法大赛总决赛及利川分会场筹备工作会议纪要
时间：2026年8月18日
形式：武汉洪山宾馆设主会场，利川开元大酒店设分赛场
开会：协会办公室。外地人员采用腾讯会议线上参会
主题：专题部署2026年湖北省硬笔书法大赛总决赛及利川分会场各项筹备工作，统筹推进赛事全流程落地，确保赛事安全有序、高标准举办
会议认为，本次大赛是经湖北省文学艺术界联合会报备批准的为湖北省硬笔书法家协会2026年度重大活动。本次会议是关于赛事总动员、总部署、总协调的专题会议。会议围绕总决赛安全有序举办，开展讨论，明确任务、组织分工、时间节点与风险防控等工作，形成如下纪要：
一、关于前期筹备工作情况通报
会议对大赛前期各项推进工作进行了梳理总结，主要分为参赛报名安排情况、赛事物料筹备、赛事流程设计等三个方面：
（一）投稿遴选与决赛人员核定情况
大赛已完成征稿收稿、作品遴选、决赛人员信息登记，共征集到5200余人近万件初赛作品，经初审遴选，最后确定2664名选手进入决赛。
决赛总规模2664人。
（1）武汉主赛场：2161人。
（其中：22日807人，23日810人、24日544人。）
（2）利川分赛区：26日参赛人数503人；
同步完成了成人组、残疾人选手等特殊参赛群体信息统计，制定专项参赛保障预案，并结合场馆承载上限，按小低（1-2年级）、小中（3-4年级）、小高（5-6年级）、中学（初中-高中）、成人五个组别完成参赛人员日期分流安排。
（二）赛事物料及会场设计情况
已完成武汉洪山宾馆主赛场、利川开元大酒店分赛场整体视觉与现场布置设计，包含桁架广告、指引系统、机构手举牌等；赛事配套物料有序筹备，奖牌、13款参赛作品纸、4款证书内芯、证书外壳、手提袋、参赛T恤、工作人员服装均按计划生产，工作证、嘉宾证、评委证按需配齐，同时落实作品纸备用加印等余量保障，利川赛区已完成人员姓名、尺码信息核对等工作。
（三）赛事全流程方案编制
科学制定武汉主赛场全套赛事流程，对报到签到、入场组织、开赛仪式、现场书写、作品收交、分组评审、颁奖离场等全环节进行细化，明确每日时间节点、场地功能划分、岗位设置，形成完整可落地的执行方案；利川分赛场参照武汉模板，已确定适配本地的赛事流程。
二、关于工作部署
会上，本次大赛总指挥长、湖北省硬笔书法家协会主席柳长忠，围绕赛事总目标、组织分工、优化完善三个维度作总体部署，提出明确工作要求：
（一）提高政治站位，压实赛事核心原则。
本次大赛为协会年度重点重大活动，全体组委会成员务必高度重视。赛事总目标为“高标准、零失误”办好2600多人规模的全省硬笔现场大赛，打造协会品牌赛事，严守安全底线，提升办赛效率。
办赛核心原则：分工负责、团结协作、缺位补位，共襄盛举。
组委会设立大赛指挥部：柳长忠任总指挥长，协会副主席、监事长、秘书长等分别担任副总指挥长、工作组组长。组委会组织各地市及县市区协会会长、办学机构负责人、优秀骨干进入组委会，全员树立大局意识，协同作战，把安全办赛放在首位。
（二）分组作战，明确七大工作组分工及任务清单
会议正式设立七大工作组，明确各组组长、副组长，细化岗位任务，实行组长负责制，清单化推进各项工作：
1.会务组
武汉主场组长：李书林（武汉）
利川赛区组长：万方福（利川）；
利川赛区副组长：邓小明、但家川、雷豪、李磊
主持人：孙沛、张慧（武汉）；孙沛、但家川（利川）
全程技术场控：史家顺
负责会场布置调试、音视频技术保障、证件服装统筹发放、宾馆对接协调、工作人员统计接龙、现场突发应急处置，需在8月21日20:00前完成武汉主会场布置。利川赛区8月25日20：00前完成分赛场布置
2.评审颁奖组
组长：陈艾
副组长：王功尚、柳昊、杨长保、郝剑锋、张慧
其中：小低组评审颁奖总负责：张慧
小中组评审颁奖总负责：陈艾
小高组评审颁奖总负责：柳昊
中学组评审颁奖总负责：王功尚
成年组评审颁奖总负责：杨长保
现场颁奖发证发奖牌总负责：郝剑锋
启用协会评委库，按五个组别设置评审负责人；严格执行既定奖项比例开展评审；落实赛场收稿分拣核对，杜绝同名错误；规范颁奖流程，做好奖牌、证书分发核对，管控现场秩序。
3.报到服务组
总负责：杨长保、段兴勇（兼顾利川赛场）
落实分时段签到，分组定岗负责各组选手报到；严格管控纸笔物料出库；做好现场引导服务，规范非参赛人员管理。
4.交通协调及生活保障组
组长：夏训山、柳硕
完成大型活动属地公安报备；统筹场内场外交通引流；落实工作人员、嘉宾、特殊选手餐饮保障；评估利川赛场大件物料运输方案。
5.宣传报道组
组长：王功尚、姜修翔
统筹摄影直播、短视频制作、赛后新闻通稿发布；落实会场氛围布置，完成利川赛区宣传影像保障。
6.环境布置组
组长：徐兢、郝剑锋
负责全部设计物料到货清点核对，落实手举牌、酒店电子屏、现场指引物料，统筹现场证书奖牌发放。
7.医疗保障组
组长：柳昊
配置专业医护人员及常备药品，处置中暑、擦伤等现场突发健康状况。
（三）广泛听取意见，细化完善方案
部署完成后，各工作组负责人、组委会骨干依次作表态发言，结合本组岗位实际，针对场馆条件、选手特点、潜在风险，对签到物料分发、纸张使用、现场安全管控、评审提速、颁奖秩序、残疾人选手保障、利川分会场落地细节等关键环节提出补充建议。会议现场吸纳合理化意见，进一步细化完善流程预案，补齐风险防控举措。
三、关键时间节点与风险防控要求
（一）时间节点
利川赛区报名截止：8月19日；
武汉主会场布置完成：8月21日20:00；
赛前安排：组织流程预演、评委培训；
武汉主赛场总决赛：8月22日-24日；
利川分赛场开赛：8月26日。
（二）安全责任防控
筑牢安全底线：落实儿童一对一认领离场，出入口、楼梯口定岗值守；
评审环节：实行姓名与机构双重核对，避免错漏；
音视频保障：提前核验设备与PPT，备好应急方案；
现场管理：规范工作人员服务言行，物料统一出库管理，杜绝私自取用。
（三）工作要求
各组组长梳理本组任务清单，明确责任人与完成时限；全体人员分工不分家，做到缺位补位、协同作战，确保赛事实现高标准、零失误。
大赛核心工作人员联系方式
总指挥兼总监察：柳长忠 18062125682
现场主持：孙沛 18627889191
张慧 18671991155
但家川18064252680（利川）
会务总负责：李书林13907191878
报到总负责：杨长保 13638637188、段兴勇 15337232896
物料总负责：徐百发15571246122
生活服务：柳硕 18971699990
服装负责：陈素平 13807114897
湖北省硬笔书法家协会秘书处
2026年8月18日
